Los pagos por cajas menores y en general en efectivo tienen una dura restricción a partir del 1 de enero de 2018 y es que solo tendrán reconocimiento fiscal según los límites estipulados en el parágrafo 1 del artículo 771-5 del ET. Es necesario desarrollar estrategias en torno a la bancarización.

Conforme a lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 771-5 del ET a partir de 2018 existe la siguiente restricción para los pagos en efectivo:

Parágrafo 1. Podrán tener reconocimiento fiscal como costos, deducciones, pasivos o impuestos descontables, los pagos en efectivo que efectúen los contribuyentes o responsables, independientemente del número de pagos que se realicen durante el año, así:

1. En el año 2018, el menor valor entre:

a) El ochenta y cinco por ciento (85%) de lo pagado, que en todo caso no podrá superar de cien mil (100.000) UVT, y
b) El cincuenta por ciento (50%) de los costos y deducciones totales.”

Simple y sin dudas son deducibles el 85 % de los pagos en efectivo cuando no superen 100.000 UVT (equivalentes a $ 3.316.000.000 por el año gravable 2018), por tanto, los costos, deducciones, impuestos descontables relacionados, pagados e efectivo cuando superen este límite legal no serán aceptados fiscalmente.

“todos los pagos de cajas menores tendrán esta horrible restricción, con lo cual habría que estudiar cuidadosamente de ahora en adelante las políticas de las compañías relacionadas con gastos menores”

Pero de hecho lo que se resalta es que el 15 % no es deducible ni será considerado impuesto descontable si los pagos en efectivo son inferiores a las 100.000 UVT. Esto significa, nada más ni nada menos, que todos los pagos de cajas menores tendrán esta horrible restricción, con lo cual habría que estudiar cuidadosamente de ahora en adelante las políticas de las compañías relacionadas con gastos menores regulares, para considerar la posibilidad de tener proveedores que mediante vales o suministros parciales acepten pagos con cheques cada determinado tiempo o cuando superen ciertos montos fijados con anterioridad. Un nuevo negocio sin dudas.

Si combinamos las dos restricciones, con regla de decisión el “menor valor entre” las 100.000 UVT y el 50% de los costos y deducciones, puede ocurrir que en las microempresas es altamente probable que el segundo elemento sea inferior al primero, entonces si una compañía tiene un total de costos y deducciones de mil millones ($ 1.000.000.000), hasta quinientos millones podrían pagar en efectivo para que sean aceptados fiscalmente.

Por el contrario, en el caso de las medianas empresas el límite de las 100.000 UVT podría superarse muy fácilmente. 3 mil millones en gastos por pagos en efectivo de jornaleros en una finca productora, transportadores, alimentos, anticipos de gastos de zonas no urbanas, son parte del negocio de algunas industrias como construcción, catering, agroindustria, transporte, entre los principales. Bancarizar estas actividades no es nada sencillo y deberán adelantarse muy rápido soluciones prácticas. Al final del año será imposible cambiar los pagos ya efectuados.